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GmbH: Gesellschafterversammlungen und -beschlüsse in Zeiten von COVID-19

Die COVID-19-Pandemie hat auch Auswirkungen auf die Versammlungs- und Beschlussfassungsmöglichkeiten von Gesellschaften. Eine körperliche Präsenz sämtlicher Gesellschafter ist häufig nicht mehr möglich oder erwünscht.  Der Gesetzgeber hat hierauf mit dem am 27. März 2020 verkündeten „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ („COVID-19-GesR-Gesetz“) reagiert. Für die Beschlussfassung im Umlaufverfahren sieht das Gesetz jetzt auch für eine GmbH Erleichterungen vor, die die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft gewährleisten sollen. Diese temporäre Ausnahme ist allerdings befristet und gilt für alle Gesellschafterversammlungen und – beschlüsse im Jahr 2020. 
 

Maßgebend sind grundsätzlich die Regelungen im Gesellschaftsvertrag

Vor allem neuere Gesellschaftsverträge erlauben häufig Abstimmungen im schriftlichen Verfahren, per Telefon- oder Videokonferenz oder in beliebiger Kombination. Bei älteren Gesellschaftsverträgen ist dies häufig nicht der Fall. Dennoch müssen auch hier Beschlüsse gefasst werden können, beispielsweise über die Feststellung des Jahresabschlusses, die Ergebnisverwendung oder die Bestellung von Geschäftsführern. Für den Fall, dass die Satzung der GmbH keine entsprechende Regelung trifft, hat der Gesetzgeber vorübergehend die Möglichkeit geschaffen, auch ohne Einverständnis aller Gesellschafter eine Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren herbeizuführen.
 

Bisherige Rechtslage

Bereits bislang können Gesellschafterbeschlüsse auch außerhalb von Versammlungen gefasst werden, wenn (1) sämtliche Gesellschafter mit der Abgabe der Stimmen im schriftlichen Verfahren einverstanden sind oder (2) einem Beschlussantrag in Textform (z.B. per Post, per E-Mail oder Fax) zustimmen, auch wenn der Beschluss selbst nicht einstimmig gefasst wird . Vorausgesetzt wird also, dass sich sämtliche Gesellschafter mit der Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren einverstanden erklären.
 

Temporäre Erleichterung durch das COVID-19-GesR-Gesetz

Infolge der gesetzgeberischen Erleichterung ist die Zustimmung aller Gesellschafter nicht mehr erforderlich. Gesellschafterbeschlüsse können deshalb durch schriftliche Abgabe der Stimmen auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter gefasst werden. Eine Blockade seitens einzelner Gesellschafter ist somit nicht möglich.
 

Video- und Telefonkonferenzen / Gemischte Formen der Abstimmung

Beschlussfassungen in Telefon- und Videokonferenzen sind bei der GmbH auch weiterhin nur dann möglich, wenn der Gesellschaftsvertrag dies ausdrücklich erlaubt. Dies gilt auch für gemischte Abstimmungsformen. Nach der Rechtsprechung des BGH ist ohne eine Regelung im Gesellschaftsvertrag eine (partiell) präsenzlose Beschlussfassung, insbesondere eine kombinierte Beschlussfassung (teilweise in der Versammlung, teilweise schriftlich) unzulässig und führt letztlich zur Nichtigkeit gefasster Beschlüsse.
 

Eine virtuelle Gesellschafterversammlung ist in der Praxis mit Zustimmung aller Gesellschafter dadurch realisierbar, dass sich die Gesellschafter zunächst im Rahmen einer Video- oder Telefonkonferenz über die Beschlussgegenstände austauschen und im Anschluss daran Beschluss fassen, entweder (1) im schriftlichen Umlaufverfahren oder (2) durch Bevollmächtigung eines Gesellschafters, eine Gesellschafterversammlung abzuhalten und in dieser für sie die Stimme abzugeben. Die Vollmacht hierzu kann grundsätzlich formlos erfolgen, aus Beweisgründen ist aber zumindest Textform (z.B. per E-Mail) empfehlenswert. Häufig schreibt auch der Gesellschaftsvertrag Text- oder Schriftform vor.
 

Eine kombinierte Gesellschafterversammlung lässt sich auch dadurch realisieren, dass die abwesenden oder per Telefon oder Videokonferenz zugeschalteten Gesellschafter einen in der Versammlung anwesenden Gesellschafter mit der Stimmabgabe bevollmächtigen.
 

Ladung zur Gesellschafterversammlung und Unterlagen

Eine Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren ist unter Einhaltung der gesetzlichen oder vertraglich vorgesehenen Ladungsfrist anzukündigen. Grundsätzlich erfolgt die Ladung per eingeschriebenem Brief mit einer Frist von mindestens einer Woche. Häufig sehen Gesellschaftsverträge abweichende Ladungsfristen vor und erlauben eine Ladung mittels einfachem Brief, Fax oder E-Mail. Die für die Beschlussfassung erforderlichen Unterlagen (z.B. der Jahresabschluss) sind den Gesellschaftern rechtzeitig zu übermitteln. Die Ankündigung sollte den Hinweis enthalten, dass eine Beschlussfassung auch ohne Einverständnis aller Gesellschafter wirksam möglich ist.
 

Gesellschafterbeschluss und Feststellung des Abstimmungsergebnisses

Auch ein im Umlaufverfahren gefasster Beschluss bedarf der im Gesellschaftsvertrag oder im Gesetz hierfür vorgeschriebenen Mehrheit. In der Regel sieht die Satzung eine Mindestzahl anwesender Gesellschafter oder Stimmen für die Beschlussfähigkeit vor. Dann muss dieses Quorum durch die entsprechende Teilnahme am schriftlichen Umlaufverfahren erfüllt sein.
 

Der Versammlungsleiter stellt nach Abgabe aller Stimmen bzw. Ablauf der hierfür vorgesehenen Frist das Ergebnis der Abstimmung fest und teilt dieses den Gesellschaftern schriftlich oder in Textform (Fax, E-Mail) mit. Die Anfechtungsfrist für die Gesellschafter beginnt mit Zugang dieser Mitteilung.
 

Sonderfall: Notariell zu beurkundende Gesellschafterbeschlüsse

Für diese ist nach der Rechtsprechung eine Präsenzversammlung vor dem Notar abzuhalten. Allerdings kann die Zahl der vor dem Notar anwesenden Personen durch Erteilung einer Vollmacht verringert werden. Hierbei kommt der Notar selbst als Vertreter nicht in Betracht, jedoch dessen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 
 

Abgesehen von Ausnahmefällen (Gesellschaftsgründung, Übernahme von Anteilen im Rahmen einer Kapitalerhöhung) bedarf die Vollmacht kraft Gesetzes keiner besonderen Form. Aus Beweisgründen ist jedoch Schriftform zu empfehlen. Häufig stellen auch Gesellschaftsverträge besondere Anforderungen an eine Vollmacht (z.B. Schriftform, Bevollmächtigung eines anderen Gesellschafters oder eines zur Berufsverschwiegenheit Verpflichteten).
 

Fazit

Die bisher gesetzlich geltenden Regelungen und die Erleichterungen des COVID-19-Gesetzes bieten Möglichkeiten, Gesellschafterbeschlüsse für die GmbH ohne physische Gesellschafterversammlung wirksam zu fassen. Generell sollte über eine Anpassung der Satzung nachgedacht werden, um insbesondere Video- oder Telefonkonferenzen als zulässige Form für eine Gesellschafterversammlung einzuführen.
 

Link:
Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19 Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27.03.2020