Seit Einführung der „Quick-fixes“ zum 1. Januar 2020 ist das Vorliegen einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht mehr nur formelle, sondern materiell-rechtliche Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen. Der Lieferer ist in der Pflicht nachzuweisen, dass die verwendete Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des ausländischen Geschäftspartners im Zeitpunkt des Umsatzes gültig ist. Stimmt die aufgezeichnete Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht, drohen dem liefernden Unternehmer Umsatzsteuernachzahlungen und Zinsen.
Wir empfehlen daher unbedingt vor Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung eine qualifizierte Bestätigungsanfrage zur Überprüfung der Gültigkeit der ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers durchzuführen.
Bei bestehenden Geschäftskontakten sollte in regelmäßigen zeitlichen Abständen zumindest eine einfache Abfrage gemacht werden. In der Praxis ist oftmals zu beobachten, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Neukunden bei Anlage zwar überprüft wird, die periodische Überprüfung jedoch nicht mehr erfolgt. Dieses Vorgehen birgt ein erhebliches umsatzsteuerliches Risiko für den liefernden Unternehmer.
Zur Durchführung der Bestätigungsanfragen steht beim Bundeszentralamtes für Steuern ein Webportal zur Verfügung (www.bzst.de). Neben der Möglichkeit von Einzelabfragen bietet das Bundeszentralamt für Steuern auch die Möglichkeit, die Abfrage über eine Massendatenschnittstelle (sog. XML-RPC-Schnittstelle) softwaregestützt durchzuführen.
Wichtig ist, bei beiden Varianten, dass das Ergebnis der Bestätigungsanfrage archiviert wird.
Bei Einzelabfragen über das Webportal versendet das Bundeszentralamt für Steuern seit 2021 keine amtlichen Bestätigungsschreiben mehr. Gem. Abschn. 18e.1 UStAE ist in diesem Fall die Aufbewahrung des Ausdrucks oder eines Screenshots ausreichend.
Bei der Durchführung von Massenabfragen ist die Aufbewahrung der vom Bundeszentralamt für Steuern versendeten Datensätze notwendig.
