Auch wenn offene Ladenkassen nach wie vor erlaubt sind, setzen die meisten Betriebe längst auf elektronische Kassensysteme – der manuelle Aufwand und das Fehlerrisiko sind einfach zu hoch. Ab 2025 tritt eine neue gesetzliche Regelung für elektronische Kassensysteme und Aufzeichnungssysteme in Kraft: Unternehmen müssen diese offiziell beim Finanzamt anmelden: Stichtag: 31.07.2025.
Ziel ist es, Steuerhinterziehung zu verhindern und eine transparente Buchführung sicherzustellen. Doch neben der reinen Meldepflicht spielt auch die ordnungsgemäße Kassenführung eine entscheidende Rolle. Wer hier Fehler macht, riskiert hohe Strafen und unangenehme Konsequenzen.
Doch was bedeutet das konkret für Händler, Gastronomen und andere Unternehmen? Nachstehend finden Sie die wichtigsten Infos – verständlich und auf den Punkt gebracht.
Warum gibt es die neue Meldepflicht?
In vielen Betrieben ist die digitale Kassenführung ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung. Doch in der Vergangenheit gab es immer wieder Fälle von Steuerhinterziehung durch manipulierte Kassensysteme. Um dem entgegenzuwirken, hat der Gesetzgeber bereits 2020 die sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verpflichtend eingeführt. Nun folgt der nächste Schritt: Die elektronische Kasse muss offiziell ans Finanzamt gemeldet werden.
Ordnungsgemäße Kassenführung: Was ist zu beachten?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronische Kassenführung gesetzeskonform erfolgt. Neben einer verpflichtenden Verfahrensdokumentation sind auch folgende Aspekte zu beachten:
Digitale Aufzeichnung – Lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle
Jeder Zahlungsvorgang muss digital erfasst werden. Dazu gehören:
- Kassenbelege mit detaillierten Informationen zu Umsatz, Datum und Uhrzeit
- Stornobuchungen mit nachvollziehbarer Dokumentation
- Einzelfallgenaue Aufzeichnung von Bargeldtransaktionen
Ziel: Alle Buchungen müssen dokumentiert sein, um spätere Manipulationen auszuschließen.
Digitale Archivierung – Aufbewahrungspflichten einhalten
Alle Kassenbewegungen müssen für mindestens zehn Jahre digital und revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet:
- Belege und Kassenjournale müssen in elektronischer Form gesichert werden
- Originaldaten dürfen weder verloren gehen noch überschrieben werden
- Unternehmen müssen eine sichere Speicherung der Daten gewährleisten
Werden die Daten nicht ordnungsgemäß archiviert, kann das Finanzamt im Zweifel die Buchführung verwerfen und Umsätze schätzen.
Unveränderbarkeit – Schutz vor Manipulationen
Jede Buchung muss so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr geändert oder gelöscht werden kann. Dafür sorgt die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die folgende Anforderungen erfüllt:
- Alle digitalen Buchungen müssen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden
- Die verwendete Software darf keine Änderungen zulassen (so ist zum Beispiel ein Kassenbuch in Excel nicht mehr erlaubt!)
- Änderungen müssen als Korrekturbuchungen dokumentiert werden
Prüfbarkeit – Finanzamt muss jederzeit Einblick erhalten können
Betriebsprüfer müssen jederzeit in der Lage sein, die Kassenaufzeichnungen zu überprüfen. Das bedeutet, dass eine Kasse immer und jederzeit kassensturzfähig sein muss. Des Weiteren gilt:
- Unternehmen müssen ihre Daten in einem einheitlichen Format bereitstellen (z. B. über das DSFinV-K-Format)
- Die Kasse muss jederzeit eine vollständige Datenexport-Funktion haben
- Eine unangekündigte Kassennachschau ist jederzeit möglich – Prüfer dürfen direkt im laufenden Betrieb die Kassenführung kontrollieren.
Wenn Ihr Kassensystem diese Kriterien nicht erfüllt, riskieren Sie Hinzuschätzungen seitens des Finanzamtes. Sogar der Vorwurf der Steuerhinterziehung kann dann im Raum stehen.
Wer ist betroffen und wie erfolgt die Meldung?
Von der Meldepflicht ist jedes Unternehmen betroffen, das eine elektronische Kasse nutzt. Unter anderem gehören dazu:
- Einzelhändler
- Gastronomen
- Friseure
- Handwerksbetriebe
- Apotheken
- Dienstleister mit POS-Systemen
Jedes Kassensystem muss mit folgenden Daten registriert werden:
- Name, Anschrift und Steuernummer
- Art und Anzahl der Kassen (Modell, Hersteller und Seriennummer)
- Installationsdatum der Kasse bzw. bei Abmeldung Datum der Außerbetriebnahme
- Verwendete Technische Sicherheitseinrichtungen (TSE)
Die Meldung erfolgt über das Online-Portal „Mein ELSTER“ oder kann über eine zertifizierte Schnittstelle z. B. über die neue, ab April 2025 erhältliche Cloud-Anwendung DATEV Kassenmeldung erfolgen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) betont, dass sämtliche in einer Betriebsstätte verwendeten Aufzeichnungssysteme gemeinsam in einer einheitlichen Meldung übermittelt werden müssen.
Die Meldefristen im Überblick:
Mit der Einführung der Kassenmeldepflicht sind Unternehmen verpflichtet, sämtliche elektronischen Aufzeichnungssysteme, die im Betrieb genutzt werden, dem zuständigen Finanzamt zu melden.
- Bestehende Kassensysteme: Bereits vorhandene oder vor dem 01.07.2025 angeschaffte Kassensysteme müssen spätestens bis zum 31.07.2025 gemeldet werden.
- Neue Kassensystem: Neu angeschaffte Kassensysteme ab dem 01.07.2025 sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu registrieren.
- Abmeldung von Kassensystemen: Wird eine Kasse außer Betrieb genommen oder ersetzt, muss dies ebenfalls innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme gemeldet werden.
Ziel der Regelung: Die Meldepflicht soll sicherstellen, dass alle erfassten und abgerechneten Geschäftsvorfälle eines Unternehmens vollständig in die steuerlichen Berechnungsgrundlagen einfließen.
Fazit: Jetzt handeln, um Strafen zu vermeiden!
Die neue Kassenmeldepflicht ist mehr als eine zusätzliche bürokratische Formalität – sie ist ein zentraler Baustein für eine ordnungsgemäße Buchführung, erhöht die Transparenz und erschwert Steuerhinterziehungen. Wer sich frühzeitig informiert und seine Kassenführung auf den Prüfstand stellt, vermeidet Ärger mit dem Finanzamt und stellt sicher, dass sein Unternehmen auch in Zukunft auf der sicheren Seite ist. Damit man also nicht zur Kasse gebeten wird, empfiehlt sich: Jetzt aktiv werden und alle Kassensystem fristgerecht melden!
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